1．参展单位应具备生产和经营有效期内的《营业执照》及合法的批准文件等。
2．展位分配原则：“先申请，先付款，先安排”。
3．参展单位在选定展位后请认真填写《参展申请及合约表》，加盖公章后传真或电邮至大会组委会。
4．申请展位3个工作日内将参展费用电汇或交至组织单位，过期不付款者，组委会有权变更原定展位或取消其参展资格。
5．参展商在汇出各项费用后，请将银行汇款单传真至组织单位。
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一、了解展会、预定展位   
1、有意向参展可通过展会组委会在线索取邀请函、宣传册等宣传材料，或登陆展会官方网站（www.hotpotchinaexpo.com），全面了解展会的相关信息。 
2、展示交易内容符合展会主题的参展单位可在展会官方网站登记注册，即可下载《参展申请表》、《参展合同》，填写并盖章后传真或发送电子邮件至组委会办公室。  
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二、选择展位、报名参展及签署参展申请表（代合同）  
1、 已通过组委会审核的展商，展会组委会将指定专人作为您的客户经理，协助参展单位根据展位数量和面积选择展览展示位置，选择展位将本着先到先得，特装优先的原则进行划分。  
2、参展单位与展会组委会签署《参展合同》。参展单位须在签署合同后三个工作日内将参展费用汇入展会组委会指定账号。 
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三、缴纳费用、展位确认  
1、展会组委会将在参展费用到账后，向展商发送《展位确认书》（展商须在办理入场手续时出具），展商可在展会官方网站下载《参展指南》，做好参展的各项准备工作。  
2、展商按照展会组委会的要求，及时、准确的提交所需资料，以供会刊及其他会务资料刊登宣传。  
3、客户经理将向展商提供会刊广告、展馆广告、会议室租赁、展位搭建、住宿预订等咨询服务。  
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四、现场报到、交易展示  
1、展商须持《展位确认书》等相关资料到展会组委会指定地点办理报到手续，并领取相关证件、《会刊》等会务资料。  
2、展商按照展会组委会所安排的时间，布置展位，并按照展会日程安排参展。